気分はポレポレ

大好きな文房具や書籍、日常のことなどを随時更新中です!

書類がきれいに片付いて、うっかりミスも防ぐ「とりあえずゴミ箱」のススメ

昨日、カウネットで販売している『1日分のゴミ箱』をご紹介させていただいたが、記事を書き終わってから「昔は書類の片付けが下手だったな」ということを思い出した。片付けが下手というよりは、捨てても良い書類を捨てられなくて、捨ててはいけない書類を捨ててしまうという困った癖を持っていた。そんなミスを防ぎ、なおかつ書類をかたづけるためのちょっとしたコツを過去記事のリライト版でお伝えしたい。

捨てることは片づけの第一歩

f:id:polepole103:20140423051021j:plain

会社に入りたての頃は書類を片づけるのがとても苦手で、机の上は常に色々な書類があふれていた。これは学生の頃からの名残なのだが、仕掛かり中の書類やすでに終了した仕事の書類、会議資料や郵便物などを順不同で積み重ねていた。

当時は「散らかっていてもどこに何があるか分かる」と、机の上が汚い人特有の言い訳をしていたが、当然のことながら必要な時に必要なものが出て来ないということがたびたびあった。そういうこともあってか非常に作業効率が悪かったことを思い出す。

家の中での片づけもそうだが、片づけるためにはまずは不要なものを「捨てる」という作業が必要になってくる。「整理整頓する」というのは「不要なものを捨てる」ということが出来てから始まることなので、いかに効率的に上手に捨てられるかが重要ではないだろうか。

断捨離で有名なやましたひでこさんは、「モノへの執着を捨てる」ということが片づけの最大のコンセプトだと言っている。いかに上手に捨てられるかが、片づけのスタートであり最大のポイントだということだ。

書類整理で言えば、ファイリングする前にその書類が本当に必要かどうかを見極めて、必要ではなかったり他の方法(例えばデータがサーバにあるなど)で代替え可能であれば即捨てる。それがとても大切だと思う。

とにかく捨てる。作業が終わったらまずは不要な物を捨てる。後でやろうと考えずにその場で判断して、不要な物をさっさと捨てる。今ではそれを実践している。おかげで会社でも自宅でも机の上にはモノが一切なくなり、スッキリとした快適な環境で作業を行えるようになった。

思い切りすぎて大切な物を捨ててしまわないための工夫

f:id:polepole103:20140423050940j:plain

「不要なものを捨てる」という行為は、理屈抜きで気持ちが良い。昨年、一昨年と両親が相次いで鬼籍に入ったので、昨年は誰もいなくなった実家をせっせと片付けたが、もう着ないものや古いものはどんどん捨てた。とにかく、形見になるようなものを除いては、片付けながら記憶に残して捨てるに捨てた。

職場でも不要な書類はその場で判断して、後回しにせずその場その場で捨てたりファイリングしたりしている。ただ、気を付けなければいけないのは「捨てることありき」になってしまうことだろう。

関係ないなと思っていた資料が実はすぐに必要になったり、同じ資料を何回も見直さなくてはならなくなったりすることもある。「捨てる」ということの魅力にとらわれてしまうと、思いがけないときに後悔することになるのだ。

そこでかれこれ20年近く前から使っているのが「とりあえずゴミ箱」というもの。捨てる前に一旦入れておく箱で、仕事の場合には「一週間使わなかったら廃棄する」というルールにしている。

コクヨ ファイル ファイルボックス NEOS A4 2個セット オフホワイト A4-NELF-WX2

使っているのは書類を整理するファイリングボックスで、この中に捨てる予定の書類を「とりあえず」入れておく。入れる時にはむやみやたらと突っ込まずに、手前から奥へというようにルールを決めて入れておく。

ファイリングボックスがいっぱいになったら、一週間分以上経過した資料を廃棄ボックスに入れる。念のために捨てる時に「本当に捨てて大丈夫か」を確認する。これで常に机の上はきれいな状態が保たれているという仕組みだ。

過去に何回か「あっ!いけない!」とこの箱から資料を出したことがあり、おっちょこちょいの私は「とりあえずゴミ箱」にずいぶんと助けられている。

ちょっとしたコツとしては、「とりあえずゴミ箱」はファイリングボックス1個にとどめておくこと。これならば邪魔にもならないしすっきりと片付くが、これよりも大きな箱にしたり数を増やしてしまうと最後に捨てることがおっくうになってしまう。

机の上の書類が片付かないという方は、「とりあえずゴミ箱」を一度試していただきたい。