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おやこでポレポレ《文房具好きブログ》

大好きな文房具や書籍、日常のことなどを更新中です!

仕事を円滑に進めるために必要なこと

つぶやき ビジネス

 会社の中では様々な業務が動いているが、仕事を円滑に進める人と常に上手くいかない人とに分かれることがある。その差はなんだろうと考えてみたら、コミュニケーション力と合意形成力が大切なことに気がついた。

■コミュニケーション力が高い人

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 Aさんはアイデアが豊富でフットワークも軽やかな人。常に元気よく飛び回っていて、明るく楽しい人でもある。Aさんが携わるプロジェクトや業務は常に円滑に進行していて、たまにトラブルが発生しても最適な解決方法を選択する。

 何よりもプロジェクトの立案から開始までがスムーズで、プロジェクトを開始するにあたってのトラブルはほとんど見当たらない。トラブルが発生したとしてもプロジェクトが開始してからだが、それもメンバーでわっせわっせと片づけてしまうという雰囲気がある。

 Aさんはアイデアが出たり新たな業務が舞い込んできたときに、まずは周囲に意見を求めて実施方法などをひとつずつ積みあげていく。その過程で自分の意見を盛り込むのだが、盛り込むたびに周囲に意見を聞いて修正を行っていく。たとえ自分が自信をもって練り上げた意見であっても、他の意見に耳を傾けて最適な方向に修正を加えていく。

 コミュニケーションを取ると同時に社内のステークスホルダーへの合意を取り付けることで、「みんなでプロジェクトを動かす」という雰囲気を作っていくことが上手だ。だからこそ、プロジェクトが開始してトラブルが発生しても、それぞれのメンバーが自分のこととして対応するので解決が早くチームの雰囲気も良い。

■思いは強いが猪突猛進な人

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 一方、同様の業務に携わっているBさんもアイデアが豊富で豪快な性格。明るく元気で、誰が何と言おうと信じた道を突き進むという馬力を持っている。

 しかし、Bさんの携わるプロジェクトは常に開始までに時間がかかり、あっちでNGが出てこっちで注文をつけられて、プロジェクトが開始するまでにもトラブルが絶えない。また、プロジェクトが開始しても途中で停滞してしまうことがしばしば。本人は一生懸命に取り組んでいるだけに本人も憮然とした表情になることもままある。

 Bさんは自分のアイデアや実施方法などをバタバタと作り上げて、周囲に意見照会を行いはするものの、反対意見にはあまり耳を傾けない。信じた道を突き進むという姿勢は立派だが、とりあえず聞いてみただけというスタイルなので周囲もご自由にという感じになってしまうのだろう。

 自然と合意形成ができないままプロジェクトが始まってしまうので、トラブルが発生してもBさん以外のメンバーは当事者意識が薄くてトラブルへの対処がうまくいかないことが多いようだ。カリカリしながらトラブル対処を行うさんには、周囲も気を使って話しかけなくなってしまうという悪循環も発生してしまいがちだ。

■円滑なコミュニケーションと合意形成の大切さ

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 ふたりの違いは、簡単に言うと「円滑なコミュニケーションを行っているか」ということと「節目ごとに合意形成を行っているか」ということ。他にも様々な要素はあるだろうが、この二つが結果を大きく分けることになるのではないかと思う。

 仕事は一人で行うわけではないので、事前に十分かつ円滑なコミュニケーションを周囲と取っておくことは自分では気づかないミスを回避することにつながり、合意形成を行うことで仕事が円滑に進むことになる。

 また、プロジェクトを遂行するときには「誰のために、何のために行うのか」ということも明確にしておいた方が良い。ともすると「この仕事を成功させなくちゃいけない」ということが最終目的となってしまい、本来の「誰のために、何のために」ということが置き去りにされてしまいがちだからだ。

 プロジェクトが円滑に進んでいるときには特に気にする必要はないのだが、トラブルが発生した時やプロジェクトが佳境に入ってきて煮詰まってきた時などには「誰のために、何のために」ということを思い出すと良い。

 間違っても「自分の成果をあげるために」などと思ってはいけない。そうなると「プロジェクトは終わったけど誰も喜ばなかった」ということになりかねないからだ。誰かに喜んでもらうために仕事をしているのではないが、自分以外誰も喜ばない仕事というのは、誤解を恐れずに言うと必要のない仕事なんだろうと思う。

 大なり小なり喜ぶ人がいてこその必要な仕事であり、そういった仕事を行うことで自分自身の将来の糧として残るのではないだろうか。私自身も十分注意したいことだと感じた。

 この記事もなるほどなと頷ける内容だった。「情熱の摩擦」というのは良くあることかもしれないし、周囲とのコミュニケーションと合意形成が大切だと改めて考えさせられた。