おやこでポレポレ《文房具好きブログ》

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「時間がない」という言葉を禁句にすると驚くほど時間が作れる

 毎週楽しみにしている「みやざき中央新聞」という週一回発行の新聞がある。心温まる講演やためになる講演などの記事が掲載されている見開き4ページの新聞だが、以前読んだ社説にハッとするような記事が書かれていた。忙しい人ほど時間を作るのが上手だというが、それにはそれなりのしっかりとした理由があるようだ。

■やめる事を探しだす

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 忙しい人ほどいろいろなことに取り組んでいて、どうすればそれだけ時間が作り出せるのだろうと思うことがある。忙しい人ほど時間を作ることが上手だと言われているが、みやざき中央新聞の社説には少し違う観点から理由が書かれていた。

 簡単に言うと「時間を作る」のではなく、「空き時間を探す」のでもなく、大切なのは「やめる事を探し出す」ということ。そして、忙しい人ほど「やめる事を探し出す能力」が高く、結果として自分のやりたい事をやれる時間が見つかるという話だった。

 誰しもどうでも良い用事を済ませる時間というのがあり、それを探し出してキッパリとやめる事によって時間を作る。具体的な話となると難しいが、興味深い考え方だと思う。対処療法ではなく根本から考え方を見直すということだろうか。

 また、同じ記事の中で「自分の大切なことを探し出すのは、バケツに石と砂を入れる作業のようなものだ」という内容のことが書かれていた。これも簡単に解説すると「先に砂を入れてしまうと、石が入らなくなってしまう」ということらしい。

 「砂=大切ではない仕事」「石=大切な仕事」という考え方をするらしいが、確かに先に石を入れて後から砂を入れるのと、砂を入れてから石を入れるのとではバケツに入る量は変わってしまう。なかなか面白いたとえだと思う。

 「時間がない」という前にまずはやめるべき仕事を見つけ出すことから始めると、驚くほど時間を作ることができるのかもしれない。

■基本に戻ってインバスケットを実践してみる

 片付けの方法として断捨離というものがあるが、仕事も断捨離が必要なのかもしれない。どの仕事が重要なのか重要ではないのか、急ぐのか急がなくても良いのかなど、作業ごとに優先順位をつけることは基本だと思う。

 インバスケットの研修や訓練を行ったことのある方はご存知だと思うが、仕事に手を付ける前にまずは「急いで重要」「急がないが重要」「重要ではないが急ぐ」「重要でもなく急がなくても良い」という4つに仕事を分けるという方法がある。

 分け終わった後に「急いで重要」な仕事を片付けて次に「重要ではないが急ぐ」という仕事に手を付けるのが一般的だと思うが、「重要でもなく急がくてもよい」という仕事には「手を付けない」という選択肢がある。この「手を付けない仕事」こそ「やめるべき死後」なのだと思う。

 忙しいとこういった優先順位をつける手間をついつい惜しんでしまいがちだが、基本に戻ってインバスケットの要領で仕事を断捨離していく必要があるんだなと感じた。

■定常的な仕事は早起きをして朝一で片づける

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 私がここ15年ほど習慣にしているのが、早起きと始業時間1時間以上前の出社というもの。毎朝5時前に起床してブログ記事などを書くなどプライベートな用事を済ませ、会社に早く到着してルーチン業務を片付ける。これだけで能率はずいぶん変わるし、空き時間を作ることもできるようになる。

 朝一で片づけるのはメールチェックや前日名刺交換をした人へのお礼のメール、会社に請求する交通費の入力などが主な仕事となっている。「重要ではないが急ぐ仕事」というものを朝一に行っておくと、始業後に余裕をもって仕事に取り掛かれるような気がする。

 最初の頃は忙しさもあってやむにやまれず早起きをしていたが、年齢とともに早起きが苦にならなくなってきた。歳をとるのもまんざら悪くないと思えるのはこういう時だ。その分、就寝時間も早くて平均10時半には寝ているが、これもまた健康上とても良い習慣だと思っている。

 早起きをして簡単な仕事を片付けているが、次のステップとしては「無駄な仕事を探してやめてみる」ということを実践してみたいと思う。