文房具の中でも付箋紙は常にお世話になっている道具の一つだが、デジタルデバイスが普及するにつれて使わなくなったシーンもある。ところが最近、「デジタル管理しているものをあえてアナログ管理に変更する」というサービスが始まった。付箋紙を利用してもらうための無料サービスなのだが、なかなか便利に使えそうなサービスと商品だ。
カンミ堂の「１マイ手帳」
すっかり文房具で行わなくなったのがスケジュール管理。以前は年間ダイアリーを使っていたが、最近ではGoogleカレンダーとスマホを連動させて管理している。外出時などにもすぐに確認できるうえに、地図アプリなどとも連携できるので便利だ。
そういった「クラウド管理しているスケジュール」をあえて印刷して、付箋紙で管理するというサービスがカンミ堂の「１マイ手帳」だ。
その名のとおり、一週間の予定をA4版1枚に印刷する無料サービスで、Googleカレンダーと連携して予定を自動的に表示してくれる。この印刷したスケジュールにカンミ堂の専用付箋紙を貼り、管理していくという方法だ。
http://www.kanmido.co.jp/ichimai_techo.html
付箋紙は各スケジュールの時間幅に合うようになっていて、会議や外出など目的別に色分けを行なって管理する。スケジュール表の印刷を無料サービスにして、そこに貼る付箋紙の販売拡大を狙うというのはなかなか面白い方法だなと思う。
実際に「1マイ手帳」を使ってみた。
サイトから印刷ページに移行し、『Googleカレンダー表示をONにする』というチェックボックスを入れる。すると右側にGoogleカレンダーの設定ボックスが表示されるので、アカウント認証を行い表示するカレンダーを選ぶだけの簡単操作だ。
画面でも確認できるが、印刷されたスケジュール表にはきちんとGoogleカレンダーの内容が反映されている。 Googleカレンダーの内容を出力した場合は、付箋紙で空き時間に自分が行うべきタスクを埋めていくという方法が良いのだろう。
スケジュールをクラウドやデジタルデバイスで管理するのは便利だが、いちいち操作をするという煩雑さがある。一週間分のスケジュールを打ち出すことによって、すぐに持ち運びできるというのがこのサービスの便利なところだ。また、日頃から持ち歩いている手帳に貼っておくという使い方があるかもしれない。
工夫次第で自分好みにカスタマイズできるというのも、アナログの良さだと思うし工夫のしどころだと思う。
スケジュール管理はカンミ堂の得意技
以前、打ち合わせや資料作成が非常に多い職場に勤務していた時には、カンミ堂の「10min.(テンミニッツ)シリーズ」を使っていた。
今日行わければならない打ち合わせや作業を書き出して、終業時間の中でスケジュール配分をしていくという道具だ。アナログな方法ながら非常に便利で、始業前や通勤時にちょこちょこっと作業をしていた。
現在はそれほど資料作成が多くない職場にいるので、スケジュール管理はグループウェアで事足りるようになった。しかし、付箋紙を貼って管理すると言う方法はToDo管理に応用しており、作業を付箋紙に書いて手帳に貼っておくと言う方法は有効だ
書いて貼るという作業は、一見すると手間がかかって時間の無駄のように感じるだろう。しかし、「書いて貼る」という行為がスケジュールや作業内容を記憶に定着させるため、ダブルブッキングやうっかりミスをなくすことにつながっているような気がする。
デジタルの良さとアナログの良さを上手に使い分けることが、仕事の効率化には必要なのかもしれない。
カンミ堂 タスク管理ツール テンミニッツハードタイプ ブラック TM-3204
- 出版社/メーカー: カンミ堂
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スケジュール自体よりも「自分の空き時間」を意識する
スケジュール管理やToDo管理を行っていると、当たり前のことながら「やるべきこと」に目が向いてしまう。それはそれで大切なことなのだが、一日の中で「自分の空き時間」がどこにあるかを確認するのも大切な作業だ。
今日はどの時間にどれくらい自分の時間があるのかを把握し、それをどのように有効活用するかを考える。例えば、書類整理の時間に充てても良いし、次週行なわれる会議のアイデア出しをするのでも良いだろう。
人が大きなストレスを感じることの一つに、「自分で時間をコントロールできない」ということがある。打ち合わせや作業に追いまくられたうえに、空き時間に次々とスケジュールを入れられるのはかなりのストレスだ。
それを防ぐためにも日頃から「自分の空き時間」を意識しておき、必要であればダミーのスケジュールをグループウェアに入れておくというのも一つの方法だ。また、休日を有意義に使うためにもこの方法は役立つので、土日をダラダラと過ごしがちな方には一度お試しいただきたい。
