職場で資料作りなどを行っていると、ちょっとしたことで作業が止まることがある。電話がかかってきたり急に打ち合わせが入ったりというようなことだが、それ以外でも案外チョコチョコと中断される要素があって集中力がそがれることがある。自分ではコントロールできないことなのでいたしかたないが、ちょっとした工夫や心がけで集中力を維持することができる。
■メーラーは一日数回しか立ち上げない
メールでいろいろな連絡や仕事の依頼が入るようになり、いつの間にか「メールは見ていて当たり前」という文化になってきた。作業中にメールの新着があると気になってしまうのだが、これを防ぐためにはメーラーを立ち上げないようにするしかない。
私は「出社時」「午後一番」「終業時」の一日３回だけメーラーを立ち上げるようにし、それ以外の時間は基本的にはメーラーを終了させている。少し時間があるときには立ち上げることがあるが、メーラーを自分が決めた時間以外に立ち上げないことによって集中力が途切れることが少なくなった。
このやり方を始めた頃はメールが届いていないかどうか気になっていたが、今ではまったく気にならず淡々と作業を続けられるようになった。
時には「至急連絡を欲しい」という意味のメールが届いていることもあるが、その場合にはお詫びのメールを打つとともに、「一日数回しかメーラーを立ち上げられないので、至急の場合は電話を欲しい」と書くようにしている。
このときには「立ち上げない」ではなく「立ち上げられない」と書くのがポイントで、相手は「何か事情があるんだな」と思ってくれるし角も立たないと思う。
メールは便利なシステムだが、会社のサーバーによっては何らかのフィルターによって到着メールをはじく場合もあるので、メールを出す場合でも「相手に100％届くとは限らない」という気持ちを持ったほうが良い。
また、本当に緊急であれば相手から電話が入るだろうし、私自身も急ぐときにはメールではなく電話を入れるようにしている。自分の時間を自分でコントロールするところから、仕事に集中することは始まるのだと思う。
■ＳＮＳのプッシュ機能は解除しておく
仕事でというよりは持ち歩いているスマホの設定も大切。フェイスブックやツイッターのプッシュ機能はオフにしておくことを心がけたい。プッシュ機能とは自分宛にメッセージが届いたりした時などに通知してくれる機能だが、これがオンになっているとメールと同様に意識がそちらに向いてしまう。
これもメールと同じ考え方なのだが、「情報に使われる」のではなく「情報は能動的に取りにいく」という方が良くて、そうしない限りは常に自分の時間と意識を取られてしまうことになりかねない。
「時間があるときに自分から情報を入手しに行く」というスタンスであれば、ＳＮＳも気分転換や情報収集のための効果的なサービスになるのではないだろうか。
■ＰＣの電源を切ってあえてアナログな環境にしてみる
最近では何をやるにもＰＣソフトやネットにつないでの作業が中心になっている。ワープロソフトや表計算ソフトなどがその良い例だし、インターネットを使って資料作成に必要な情報収集をおこなうことも多々ある。
それはそれでたいへん便利なのだが、資料作成の場合には構想段階からＰＣやネットを使用しなくても案を練ることができるし、デジタル環境から抜け出してあえてアナログ環境で作業を行うことも必要だ。
その際に活躍するのが手帳やノート、レポート用紙などで、ここに資料の概要やページごとのイメージを書いていき、最終的にそれを仕上げるときに初めてＰＣを立ち上げるという方法をとっている。
「手書きよりもキーボードを叩いたほうがアイデアが出る」という方は、ポメラのように文書作成機能に特化したデバイスを使うというのも良い方法ではないだろうか。私もポメラを一台持っていて下書きに使っているが、ネット環境につながっていないというだけで集中力が途絶えることなく作業を進められる。
また、その際には自分の机を離れて他の場所で作業を行うことで、気が散らずに効率的に資料を作成することができる。他からの情報を絶って、気分転換も図ってみる。それが結果的に仕事に集中できることにつながるし、効率的に仕事を片付けるひとつの方法だと思う。
「いつも忙しくてバタバタしている」という方であれば、なおさらアナログ環境に自分の身を置いてみてはどうだろうか。
