忙しい時ほど細かい仕事が増えてきて、肝心の集中して片付けたい仕事に手をつけられないということがある。私も出張や打ち合わせが多いためチケットの手配など細かい仕事が発生するが、一日のスケジュール管理とToDoリストの作成時に「隙間時間」を見つけて片付けるようにしている。
■毎朝行うToDoリストの作成
一日の始まりに欠かさず行っているのがToDOリストの作成。今日一日で片付けておきたい仕事をリストアップして、前日からの繰り越しの仕事と合わせてＴoDoリストを作成している。
手帳に印刷されているチェックリストを活用するのも良いだろうし、ただ単に手帳の余白に箇条書きにしても良いと思う。しかし、あらかじめ追加の仕事を書き込むことを考えて、少し多めに余白をとって置くほうが良いようだ。私は付箋式のチェックリストに書き込んで手帳に貼り、余白にこまごまとした追記するようにしている。
仕事を書き出すときに注意したいのが「作業ベースまで書き出す」ということ。ざっくりとした仕事の書き出しではどれだけの仕事量（時間）なのかが分かりにくく、実際に作業に取り掛かる際に漫然と仕事を片付けることになりかねない。
［分かりにくい例］
□プレゼン資料を作成する
［分かりやすい例］
□プレゼン資料を完成させる
□データ集め
□構成検討
□パワーポイントでの作成
□内容チェック、仕上げ
どこまで分解すれば良いのかという決まりはないが、私の場合には作業や工程一区切りする範囲で仕事を書き出している。そうすることで全体的な作業イメージを掴みやすくなってくる。
■書き出した作業ごとに想定作業時間を書いておく
ToDoリストに作業項目を書き出したら、その横に想定で良いので作業時間を分単位で書き込んでおく。例えばチケットを手配するのに15分程度かかると考えたら、「チケット手配（15）」というように自分で分かる表示で書いておくと良い。
そうすることで作業のボリュームが見えてくるので、会議と会議の間に20分くらい時間があればチケットを手配するとか、もう少し長く時間が使えるようであれば資料集めをするというように活用しやすくなる。
また、実際に作業が終わったら先ほど書いた想定作業時間を修正しておく。こうやっておくと次に同じような作業項目が発生したときに、前回よりも正確な作業時間の見当をつけることができるようになるので便利だ。
作業項目に想定作業時間を書き込むことで作業の優先順位を確認することができるし、何よりも「これぐらいやれば仕事が終わるんだ」という目安がつく。これは精神衛生上でもとても良い方法なので重宝している。
少し手間がかかる作業だが毎日行っていると慣れてくるので、リストに書き出す作業を含めても一日長くても15分もあれば終了するようになる。やはり習慣化というのは大切だなとも思う。私もまだまだ時間の活用が上手くいかないときのほうが多いが、仕事を始める前にこの作業を行うことで若干なりとも効率的に仕事が行えるようになった。
こういった時間の活用方法というのは色々なビジネス本でも紹介されているが、実際に活用するとなるとなかなか全部は活用しきれない。私もそれぞれのビジネス本で書かれていることを吟味して、自分の仕事に合わせた組み合わせを考えるようにしている。
今回ご紹介した方法も、複数のビジネス書から自分に合った方法を見つけてつなぎ合わせてみた。これがベストな方法だと思わないが、まずは現状ではうまく活用できているなと感じている。
