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おやこでポレポレ《文房具好きブログ》

大好きな文房具や書籍、日常のことなどを更新中です!

タスクと時間を管理する「テンミニッツ」でToDoリストを上手に消し込む

 仕事に追いかけられるよりも、追いかけるようになりたい。それが理想だが、現実はなかなかそうはいかない。それでも仕事をきちんと把握・整理し、自分の時間の中に取り込むことができるアイテムを利用して日々追いかけるよう努めている。

仕事の配分を視覚で管理するアイテム

付箋に書いたTODOメモ

 やらなければならないタスクについては、毎日方眼式の付箋紙に書き出して項目管理をしている。さらに、優先度に応じてぺんてる マルチ8セットで色分けも行っている。これだけでも、今日一日どんな仕事を片付けなければならないかが分かるが、だからといって退社時間までに片付けるためにもうひと工夫必要だ。

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 そのために使っているのが、カンミ堂の「テンミニッツハードタイプ」というタスク管理ツールだ。付箋紙を使った管理ツールで、かれこれ6年ほど前から使っている便利な道具だ。

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 縦軸に時間が書かれた(自分でシールで貼った)タイムボードと、時間ごとに縦の長さが異なる付箋のセットだ。付箋は縦の長さによって30分、60分、120分の3種類に分かれており、さらに色によって個人作業とチーム作業(会議など)とに分類することができる。 

■「テンミニッツ」の使い方

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タスクを付箋に書き出す。付箋は30分、60分、120分とに分かれているので、おおよその完了時間を考えて書くのがポイント。 

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タイムテーブル欄に仕事を書き出した付箋を貼り、貼りきれないものについては当日済ませたいものを「Today's Work List」に、それ以外を「Other Work List」に貼る。

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予定が変更になったものや時間内に終わらなかったものは、ボードの中で貼り替える。

(写真:http://www.kanmido.co.jp/products/10min/10min_howto_short.html)

  商品名の「テンミニッツ」には、「今日一日のタスク整理は、わずか10分でできる簡単なことだよ」 という意味が込められているそうだ。確かに、始業前の10分間で一日の仕事を組み立てることができるし、そうすることで一日の流れも再確認することができる。

 大切なのは「朝の10分間整理」を習慣づけること。便利なアイテムは習慣づけすることによって生きてくるので、まずは使うことを習慣づける必要がある。”早起きは三文の徳”というが、朝の10分間を仕事の整理に使うことによって、効率的に仕事を片付けることができるようになるのではないかと思う。

www.kanmido.co.jp

カンミ堂 タスク管理ツール テンミニッツハードタイプ ブラック TM-3204

カンミ堂 タスク管理ツール テンミニッツハードタイプ ブラック TM-3204

 

アナログな作業で仕事に対する「勘どころ」を養う

 テンミニッツが画期的なには、時間を「付箋の大きさ」で表した点だ。それによって、時間を視覚的に把握することが可能となり管理しやすくなっている。単にスケジュール管理をするよりも、視覚的に把握して管理したほうが格段に分かりやすい。

 会社によってはPCを使ったスケジューラーが導入され、そこに入力していけば同じように管理することができるという場合もあるだろう。実際に私の職場でも、イントラネット上でスケジュール管理が行えるようになっているので、入力しておくという方法もある。

 しかし、付箋紙にタスクを書き出していくという作業は案外重要で、それによって「この作業は30分くらいで片付きそうだ」という作業に対する勘どころも養えるような気がする。また、翌日には新たにタイムボードの付箋を外して今日一日の作業を貼り直すことで、気分的にリフレッシュできるという効果もある。

 スケジューラーには大雑把に「作業」と入力しておき、細かい内容は手作業で付箋に書き込んでいく。そうすることで、仕事の重要性や緊急度についても振り返る良い機会になるのではないかとも思う。