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失せ物防止が仕事の効率化にも役立つ、クリーンデスクと書類廃棄のルール

 子どもの頃から片付けるのが大の苦手だった。社会に出てからも書類を紛失したり道具を探して時間がかかったりと、ずいぶん周囲に迷惑をかけていた。今考えると、絵に描いたようなダメダメ若手社員だったなと冷や汗ものである。

 さすがにこれではいけないと思い整理整頓を心掛けるようになったが、無くし物を防止することは実は仕事を効率的に行うことにつながっていた。

クリーンデスクを心がける

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 必要な書類をすぐ見つけるために一番効果的だったのは、まずは「デスク上には今使うものしか置かない」ということを徹底したことだろう。

 作業が一段落したら書類を一度全部棚や引き出しに戻してから、改めて次の作業に必要な書類や道具を出す。たとえ、電卓など次の作業にも使う道具があったとしても、とりあえず一旦引き出しにしまってから取り出すということを行ってきた。

 これは私のアタフタぶりを見かねた先輩が教えてくれた方法で、とにかく何も考えずに一旦片付けることを徹底することで、書類の紛失や必要なものの捜索に時間を割かれることがなくなり、結果として仕事が効率的に行えるようになった。現在でも一連の動作は愚直に実行している。

 また、使った道具は必ず元の場所に戻すことも意識している。ボールペンの場所、ステープラーの場所、付箋紙の場所など、個々の文房具の場所はしっかりと決めておき、常にそこから出してそこに戻すということも行っている。

 どれも当たり前のことながら、紛失防止のための方法が結果的には業務の効率化につながっているというのはありがたいことだ。

破棄する書類は一旦ストックする

 以前ご紹介したことがあるが、破棄する書類はすぐには捨てずに「一時保管ボックス」に入れている。

 いらない資料はバンバン捨てようと思っていると、思いがけず必要なものまで捨ててしまうことがある。あるいは、必要なものまで捨ててしまいそうで、結局書類が減らないということになってしまう。

 そういったことを防ぐために、デスクの足元に「とりあえずボックス」を置いている。ボックスとして使っているのは書類を整理するファイリングボックスで、この中に捨てる予定の書類を「とりあえず」入れておく。入れる時にはむやみやたらと突っ込まずに、手前から奥へというようにルールを決めている。さらに、退社する時には鍵のかかる引き出しにそのまま入れておけるので便利だ。

 ファイリングボックスがいっぱいになったら、一週間分以上経過した資料を廃棄ボックスに入れることを習慣づけている。念のために、捨てる時に再度内容を確認してから捨てているが、これで常に机の上はきれいな状態に保たれるようになった。

 机の引き出しや机の上で書類が山積みになることも防げるし、情報セキュリティーの観点からもクリーンデスクを心がけることは大切なことだと思う。

整理整頓には思いきりが大切

 極端な言い方をすれば、片付けられない人は捨てられない人だろう。私がそうだったので良くわかる。逆に言えば、不要なものを捨てられるようになれば、自然と自分の周囲が片付くということになる。

 そのためにも書類を捨てる時には、「不要なもの」の基準を自分の中にしっかりと持つことがまずは大切だろう。必要なものかどうかを考え始めると「とりあえず残す」という方向に判断が傾きがちなので、不要なものをまずは思い切って捨ててみる。

 契約書などの重要文書ではない限り、手元になくて困る書類というのは実はほとんどないのだと思う。最近では職場での文章はメールやPCやサーバに残っているので、検索機能を使いこなせれば書類としてファイリングしておく必要性は薄いだろう。

 思い切って不要なものを捨てる。整理整頓はその「思い切り」を身につけることから始まるのではないだろうか。