今年もあと2ヶ月を切って、なんだか毎日バタバタと慌ただしい。慌ただしくなってくると職場の机の上に溜まりがちになるのが各種書類で、未決箱を使って整理しているが気をぬくとすぐにいっぱいになってしまう。そんな増殖しがちな書類を整理するために、最近では挟むだけのファイルを使ってざっくりと整理するようにしている。
挟むだけのスケジュール関連資料用ファイル
書類の中には会議やセミナーの案内、締め切り日が記された書類などがあるが、そういった期日が決まっているものについては「リヒトラブ スケジュールファイル」を利用している。
透明な仕切りがあり1から31まで日付が振ってあるので、例えば「21日開催のセミナー案内」であれば「21」の場所に挟んでおく。仕切りには5つの穴があけられているので、書類がくっつきすぎず取れにくいという絶妙な使い心地だ。
もう一つはLEITZ(ライツ)の「パートファイル7」という紙製のファイル。A4サイズのファイルが7パートに分かれているので、とりあえず資料を挟んでおいて後から整理するのに重宝している。
また、ファイルはパートごとに表紙に切れ込みが入っているので、切れ込みの部分に親指を当てて開けば、目的のパートをすぐに開くことができるというのも便利だ。
私はこのパートファイルを「急ぎ」「普通」「確認」「保存」「参考１」「参考２」「参考３」とパート分けしており、机の上に散らかりがちな書類をとりあえずは一括して挟み込むようにしている。
どちらも「挟むだけ」のファイルなので、ストックする作業がとても楽で手間がかからない。手間がかからないから書類を一つにできるという、片づけの良いスパイラルが生まれているのだろう。
分類した書類の廃棄にはワンクッション置くのが良い
ストックしたファイルは最終的に廃棄するか保存するかというニ択になるが、まずは「今後使わない」とか「ファイルがあるので必要ない」というものをバサバサと捨てるのが効率的だ。
そんなときにはファイルボックスが重宝していて、会社のデスクの下に置いてあるファイルボックスにバサッと入れて最終的にはセキュリティーボックスに廃棄している。私は元来おっちょこちょいなので、必要な書類を間違って廃棄してしまったことも多い。そんな時のためにも、一時的に廃棄書類をストックしておく箱を作るのは効果的だ。
書類の保存は時系列に、こまめに
一番面倒なのが保存だ。家の中を片づけるときにも最後の収納が一番大変なのと同じだろう。私の場合には、まずはざっくりと「会議資料」「プレゼン資料」「参考資料」などに大きく分けて、それを時系列で綴じていくようにしている。
以前は案件ごとにファイリングしていたのだが、最近では必要な書類は電子ファイルでサーバに保存されているので、「いつ頃使った書類なのか」が分かれば探し出すことができる。
また、時系列で綴じることのメリットとしては、手帳やノートなどへの会議メモなどとある程度リンクしてくることだろう。時系列にファイリングしたファイルに目次をつけることができれば、さらにスムーズに資料を探すことができるようになる。
いずれにしても、大切なのは「こまめに保存する」ということだろう。「いつか片付けよう」は「いつまでも片付かない」ということにつながるので、時には朝１時間早く職場に入って書類整理の時間に充てることも必要なのかもしれない。
