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おやこでポレポレ《文房具好きブログ》

大好きな文房具や書籍、日常のことなどを更新中です!

「情報カード」と「ポップ用メモクリップ」を活用して『うっかり』をなくす

ビジネス 文房具

 会議や打ち合わせなどのスケジュールはきちんと管理しているが、「ちょっと電話しなければならない」とか「後で簡単に片づけなければいけない」というような用事は、慌ただしければ慌ただしいほどうっかり忘れてしまいがちだ。そんな「うっかり」をなくすために、情報カードとポップ用にメモクリップを活用している。

思いついたら即メモする

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 皆さんは、会議の最中や通勤途中などで、ふとやらなければならないことを思いつくことはないだろうか。

 それは、「明日のプレゼン資料を一部手直しする」という仕事に関連することだったり、あるいは「旅行チケットの手配をしなくちゃ」というようなプライベートなことだったりとさまざまだ。こういった、何の気なしに思い出したり思いついたりしたことというのは、直後にすぐに忘れて結局大慌てするということも良くある。

 そんなときにはスマホにメモしたり手帳にメモしたりしていたのだが、いちいち取り出したり起動したりするのが面倒で、結局忘れてしまっていた。そういったことを防ぐために、最近では常に情報カードを手帳に挟んでおいて、すぐにメモができるようにしている。情報カードはひとつの事柄に一枚使い、たとえ項目が少なかったとしてもそれ以外のことは書かないようにしている。

 情報カードは縦長の手帳と大きさが合うので、書き終わったらペタッとマーカーで貼ったりしている。ペタッとマーカーはこういうときに便利で、必要なくなったらペラっとはがして処分することができるのが良い。

oyakode-polepole.hatenablog.com

情報カード 5×3 無地(薄口) C-1531

情報カード 5×3 無地(薄口) C-1531

 

 デスクのうえではメモクリップを活用

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 移動中に書いた情報カードは手帳に貼り付けているが、職場に戻ったらすぐにデスクの上に置くようにしている。手帳に貼ったままだと、それこそうっかり忘れてしまいそうだからだ。

 ただし、机のうえにペラっと置いていたのでは他の書類とまぎれてしまうので、そうならないように最近ではメモクリップを利用している。

 使っているのは100円ショップなどにおいてあるポップ用のメモクリップ。それを机の上に何個か用意しておいて、情報カードにちょっとしたメモを書いたらすぐにクリップしておく。こうすることで、「うっかり忘れる」というのは防ぐことができているし、メモがどこかにいってしまったということも防止することができるので便利だ。 

 多少みっともないかもしれないが、だからこそすぐにその用事に手をつける気になるし、仕事(用事)が早く片付くことにもつながる。案外効果的な方法だと思う。

アナログな道具を上手に使う

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 情報カードは、本来メモ用というよりは「身の回り出来事などを記録する」「アイデアを記述する」「やるべきことを記述する」「外部の情報を記録する(参考情報など)」という用途に使われる道具だ。そして、記述したものをジャンルや項目ごとに整理して、必要なときに必要なカードを取り出して使用する。

 こう書くと「evernoteの方が簡単だ」と思う方もいらっしゃると思うし、私も実際にWebでの情報などはevernoteclipperを使って保存し活用している。しかし、アナログな情報カードよりもクラウドでの情報管理の方が勝っているとは思わない。

 情報カードに直筆で書くということは、さっと絵文字や関連図を書くことが可能なので、思考を広げるという意味ではアナログな情報カードの方が便利だろうと思う。一方で、Web上の情報をPCなどで活用するのであればデータとして保存した方が便利だろう。

 アナログとデジタルとは「どちらが良い」ではなく、「用途に合わせて使い分ける」ということが必要になってくると思う。今回ご紹介した「うっかりミスをなくす」という方法も、スマホのスケジュール機能やタスク管理機能を使っても管理できるだろう。しかし、「手で書いてクリップと止める」というアナログな方法が案外効率的だし、常に視界に入っているので忘れにくいという特徴もある。

 情報カードを上手に使えるようになれば、今よりもさらに業務が効率的に行えるようになるんだろう。それが今の自分の課題でもある。