仕事をしていると、大なり小なり名刺交換をする機会がある。私もいろいろな人と会う機会が多いので、会合などに出席すると多いときには一日で10枚も20枚も名刺をいただくことがある。
名刺をいただいた翌日には簡単に整理を行っているが、アナログで整理する方法もあればデジタルに整理する方法もあって、そのどちらにも利点があるなと思う。
名刺は３種類に分けて整理する
名刺はいただいた相手によって、まずは大きく３つに分けている。分け方としては「早々にお礼のメールを送りたい方」、「後日連絡をとる可能性がある方」、「挨拶程度で連絡を取る可能性が低い方」の３種類。
早々にお礼のメールを送りたい方の名刺はすぐにサンキューメール用として使用し、後日連絡をとる可能性のある方はその場に置いておき、連絡を取る可能性が低い方の名刺はすぐに名刺ボックスにしまうことにしている。
使っている名刺ボックスは五十音順に整理できるボックス型を。以前はファイル型のものを使用していたが、入れ替えたり追加したりするのが案外手間なのでボックス型に替えてみた。これが案外便利だ。
お礼メールを送った方と後日連絡をとる可能性がある方の名刺は、その場でファイルメーカーというデーターベースソフトで作った管理簿に入力する。使用するソフトはエクセルの一覧表でも良いだろうし、市販の名刺ソフトでも良いだろう。使いやすいものを選べば良いと思う。
ソフトに入力したら入力済みのスタンプを押して、先ほどご紹介した名刺ボックスに入れて整理完了。名刺が多いときには少々時間がかかるが、かかっても30分ほどなのでできるだけ始業前に終わるように心がけている。
気をつけているのは「すべての名刺をデータベース化しようと思わない」こと。名刺交換をしてもその後一切使用しないという名刺は思ったよりもたくさん出てくるので、最初に分類を行うことでデータベース化の省力化を図っている。
これがあれば便利だろうなと思うアイテム
今のところ自作のデータベースソフトと名刺ボックスとの併用で事足りているが、何年もするとデータが古くなったり同じ方の名刺が重複してきたりする。名刺にはいただいた日付を入れておくと最新の名刺がどれか分かるのだが、その辺の整理も少し面倒だなと感じている。
キングジムから名刺整理のアイテムが発売されているが、使い勝手も含めてそれぞれに一長一短があるようだ。自分の使い方やデータの使用方法などを考えて、こういったアイテムを使うのも良いかもしれない。また、スキャナーを利用して取り込む名刺管理ソフトも多々あるので、そちらを検討しても良いと思う。
■デジタル名刺ホルダー「メックル」
机のうえに置いて、名刺を上から読み込ませると画像として保存される商品。右側のダイヤルで探したい名前を選んで画像を選ぶことができる。名刺は画像として取り込まれるので、OCRのようにデータ化されるのではないという点に注意したい。
■デジタル名刺ホルダー「ピットレック」
キングジム デジタル名刺ホルダー ピットレック DNH11 ソリッドブラック
- 出版社/メーカー: キングジム
- 発売日: 2012/09/14
- メディア: オフィス用品
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名刺をカメラで読み込んで持ち歩くことのできる商品。名刺はOCRで認識されてデータ化されるので、PCに接続してデータ管理を行うこともできる。レビューを見ると認識率はそれほど高くないようなので、PCでの一括修正を行う必要があるようだ。
名刺整理は大切な仕事のひとつ
いただいた名刺をきちんと管理するのは、仕事のうえでとても大切なことだ。営業先であったり連携先であったらなおさらのことで、必要なときにさっと取り出せてこその名刺管理だといえる。
私の知人の中には、いただいた名刺に日付を書き入れるだけではなく、その方の特長や似顔絵をメモしている人がいる。そうすることで名刺を見るだけでどんな人だったかを思い出すことができて便利だが、似顔絵に関しては絵ごころがないとなかなか難しいかもしれない。
似顔絵を入れるのは難しいとしても、名刺交換を行った日を書き入れたり、相手の特徴を簡単にメモするのは効果的だ。いただいた名刺に書き込むというのは少々気がひける部分はあるが、名刺をただのゴミにしないためには必要なことだと思う。
たかが名刺、されど名刺。何事も整理整頓をすることが、良い仕事をする第一歩のような気がする。
