読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

おやこでポレポレ《文房具好きブログ》

大好きな文房具や書籍、日常のことなどを更新中です!

ホワイトボードを活用して会議や打ち合せの質を向上させる

ビジネス

 仕事の内容によっては、会議や打ち合せの多い職場があると思う。私の職場も同様で、簡単なミーティングを含めると毎週何回か行われる。簡潔に終わる打ち合せもあれば、時には迷走してしまう打ち合せもあるが、ホワイトボードを上手に利用している場合には効率的に進められることが多いようだ。

ホワイトボードに書くべき3つの項目

f:id:polepole103:20150512215645j:plain

 どこの職場にもホワイトボードが用意されていると思う。学校や集会所などでもホワイトボードを備えているところが多いが、活用されているかというと案外部屋の飾りになっている場所もあるのではないだろうか。

 ホワイトボードを使うというのは案外面倒で、資料を作って配布しているから不要だとか、わざわざ書く必要もないという理由で使わないということが多い。

 ホワイトボードを使う利点は空中に消えていく言葉を書き留めておけるということなので、資料に沿って議論をしている時に交わされる「言葉」を書いて視覚化することに意味があるのではないだろうか。

 また、ミーティングの内容が時として関係のない余談に流れてしまうこともあるが、そうなるといたずらに打ち合わせ時間が伸びてしまい参加者が疲弊してしまう。そういったことを防ぐためにも、まずはミーティングのタイトルとゴールだけでもホワイトボードに書いておくことをお勧めしたい。

◇ホワイトボードに書くべきこと

・ミーティングのタイトル(「新商品の方向性について」など)

・ミーティングの終了予定時刻

・今回のゴール(「発売時期を確定する」など)

  上記の3点をホワイトボードに書いておくだけで、ミーティングの質は格段に向上する。そんなことはすでにやっているよという方もいらっしゃると思うが、案外こういった使い方をしている職場は少ないのではないだろうか。

 ホワイトボードに書くということは「共通認識を視覚化する」ということであり、全員の目が常に向くホワイトボードに書くことでブレのない進行が図れる。ミーティングが常に予定時間をオーバーしてしまうとか、議論がぶれて決めたいことがなかなか決まらないというお悩みがあれば、一度試してみてはいかがだろうか。

こんなホワイトボードがあると便利

 ホワイトボードにもたくさんの種類があって、書いたものをすぐに印刷できるタイプだけではなく、書いた内容を画像データとしてUSBに保存できるものまである。そういった高機能のタイプは数十万円するものもあるので、会社に一台あれば便利だがそうそうたくさん配備してもらうわけにもいかないだろう。

 簡単なミーティングなどであれば、壁にペタッと磁石で貼り付けられるタイプや移動が簡単なタイプが使いやすい。また、軽量な壁掛け用の小さなホワイトボードであれば、ちょっとしたミニミーティングなどで手軽に使うことができる。「気軽に使う」ということがホワイトボードを活用する第一歩だと思う。

コクヨ ホワイトボード マグネットシートタイプ マグボ 無地 1200×900 FB-H34W

コクヨ ホワイトボード マグネットシートタイプ マグボ 無地 1200×900 FB-H34W

 
アイリスオーヤマ アルミホワイトボード シルバー/ホワイト NWA-69

アイリスオーヤマ アルミホワイトボード シルバー/ホワイト NWA-69

 

  最近では持ち運びできるノートタイプのホワイトボードも発売されていて、資料を挟んでホワイトボード用のペンで書き込みをするという使い方もできる。リングノート形になっているので、個人でアイデアを書き留めたりするのにも使えそうだ。

CANSAY nu board (ヌーボード) A4判 NGA402FN08

CANSAY nu board (ヌーボード) A4判 NGA402FN08

 

絵文字や図を活用してイメージの共有化を図る

 ホワイトボードは使い慣れないとなかなか書きづらいものだ。ついつい文章を箇条書きにしてしまうこともあるが、これだと資料を作って配るのと大差はない。

 もちろんそういった使い方を否定するわけではないが、空中に消えてしまう言葉のやり取りを書き留めるのであれば、やはり図や絵文字を使って簡潔に書いた方が良い。

 以前、絵文字についての記事を書かせていただいたが、会話の流れを止めずに要点を書き出していくには図や絵文字が便利だ。しかし、これも書き慣れていないとかえって時間がかかってしまい、会議や打ち合せの流れを止めてしまうことになる。

 会議や打合せでの会話はリズムが大切なので、そのリズムを狂わせないようにホワイトボードを書く時にもリズム良く書いていくことが大切だと思う。何ごともリズム感というのが大切なんだということだろう。