おやこでポレポレ《文房具好きブログ》

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思い切って「つながない」ことで作業能率をあげる

 仕事の能率がいまひとつあがらない。そんなことはないだろうか。作成しなければいけない資料があるのに、集中して片づける事がなかなかできない。そんな経験がある方は案外多いような気がする。

 私もそういったことに陥りがちな一人だが、そんな時には思い切って「つながない」ことで能率をあげるように心がけている。

■メーラーを立ち上げっぱなしにしない

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 最近では、仕事の連絡や周知事項はメールが使われることが多い。社外からの連絡や社内からの周知など、一日数十件、場合によっては100件近くのメールが届くという人も少なくないのではないだろうか。

 メーラーの設定にもよるが、常にメーラーを立ち上げっぱなしにしておくとどうしてもメールの到着が気になってしまい、結果として仕事を中断してメール対応に追われるということになってしまう。

 それを防ぐために、例えば「始業時、昼食前、午後のスタート時、夕方」の4回だけメーラーを立ち上げるということを行ってみてはどうだろうか。私も実行しているが、これだと集中力が途切れる事無く作業を進める事ができる。

 また、役職や立場によってはメールのCcに名前が入れられて、一日に大量のメールが届くこともある。情報共有という意味で入れてもらえるのはありがたいが、逆に大量のCcメールで重要なメールが埋もれてしまう事にもなりかねない。

 そんな時にはメーラーに「Ccボックス」のようなフォルダーを作っておき、メッセージルールなどで自動的に分類されるようにしておくのもひとつの方法だと思う。

 Toに自分のアドレスが入っているメールを優先してチェックし、Ccに入っているメールは後でまとめて読む。それだけでも効率的にメールチェックを行うことができるようになる。

 メールでの情報のやり取りはとても便利だが、作業の集中力をとぎらせないためには「つながない」という時間を作って置くことは大切だ。

■SNSのプッシュ機能をオフにしておく

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  メールに続いて集中力を途切れさせるもののひとつに、FacebookやTwitterなどのSNSがある。SNS自体は即応性があってとても便利なサービスだが、コメントが入る度に気を取られていては作業に集中できない。

 それを防ぐためには仕事の時でもプライベートの時でも、SNSのプッシュ機能はOFFにしておきたい。プッシュ機能とはコメント等が入るたびに音や振動で教えてくれる便利な機能だが、それをあえてOFFにする事で「SNSに使われる」ということを防止できる。

 仕事であれプライベートであれ、SNSは便利なツールだと思うしSNS自体は否定しないが、集中して作業を行っている時に通知されると作業が中断されてしまう。一度集中が途切れると、1時間で終わる作業もその倍の時間をかけなければいけなくなることにもなりかねない。

 SNSのプッシュ機能を止めることは、自分の時間をコントロールすることにもつながる。  

■「つながらない」ということをアピールしておく

  もともとメールは絶対届くという保証は無い。システムやネットワークの状態によっては、不達通知もないままにメール自体が消滅してしまう事もある。件数は少ないものの「送ったのに届いていない」ということは実際にある。

 本来は急ぎの用事や大切な内容であれば電話と併用すべきだと思う。メールを送った後に「詳細はメールを送りましたので、後で見ておいて下さい」と電話で伝えることが望ましい。

 また、急ぎの用件をメールで送って来る人もいる。当日午前中にメールを送り、午後の早い時間までに回答を要求されるということも時々ある。相手は「必ず見ているはず」と思ってのことだが、送られる方は良い迷惑だということになる。

 そんなことを防ぐために、そういったメールが届いていたら丁寧に「一日数回しかメールを立ち上げることができないので失礼しました」と通知するようにしている。

 「立ち上げない」ではなく「立ち上げることができない」というように、不可抗力的なニュアンスを盛り込むことがコツのひとつ。

 それを繰り返しているうちに、相手は「急ぎの時には電話を入れなければならない相手」と認識してくれるようになる。それがマイナスに働くこともあるかもしれない。しかし、仕事の評価は最終的には中身で決まるので、マイナス要素は甘んじて受けるようにしたい。

■まとめ

 メールやSNSはとても便利な機能で、いまや仕事でもプライベートでも切り離せないサービスになっている。しかし、自分の時間をコントロールできない事態に陥らせてしまうのもそれらのサービスなので、バランスよく利用するように心がけたい。

 メールやSNSは自分の意思とは関係なく自分の時間に割り込んでくる。そこに「つながない」という自主的な行動を挟むことで、自主的な時間のコントロールが行えるようになる。

 「つながない」ということは非常に勇気のいることかもしれないが、「自分からつなぎにいく」という行為を途中途中ではさむことで不安は払拭できると思う。道具やサービスは使うものであって、振り回されることの無いように気をつけたい。