「あの資料を作り忘れていた！」とか「作成した資料を提出していなかった！」ということはないだろうか。単に自分が困るだけならともかく、お客様との約束事を忘れていたら一大事。そんな時のために、手帳にちょっとした工夫を施しておきたい。
■作業工程毎にチェックを入れる
資料や見積書などの作成漏れは「ToDoリスト」などでカバー出来るが、肝心なのは仕事の上流工程から下流工程までを網羅しておくこと。
ただ漠然と「資料を作成する」とメモしておくのではなく、どのように作成して最後はどうするのかまでメモしておくと、全体的にチェックする事が出来る。
一例として書かせていただいたが「会議資料の作成」を分解して、「情報収集」「下書き」「PPT作成」「内容チェック」「提出」と作業工程をツリー状にメモしてみた。
こうすることで今どこまで作業が進んでいるかをチェックする事ができ、残りの工程も一目で把握することが出来る。
また簡単な退出物であっても「提出」というToDoを書いておく事で、「作ったけれども提出するのを忘れた」ということが無くなる。ちょっとした事だが案外役に立つToDoリストとなる。
■ToDoを書く習慣をつける
せっかくのツリー型ToDoだが、書く習慣を身につけないと何の効果もない。やるべきことをメモするのさえ習慣化していないとおろそかになりがちだが、それを工程ごとにツリーかするのはさらに習慣化が必要だと思う。
また、ツリー化することは自分の頭の中を整理することにもつながるので、ツリー化のメモを習慣化しておくことで時間の使い方が上手くなるという効果もある。
運動や勉強にも習慣化が必要だが、ただやみくもに毎日続けようと思っても続かない。何かを始めるためには、それを生活の中に組み込んでいくことが習慣化の近道だと思う。
運動の例で言えば「お風呂に入る前に腕立て伏せをする」とか、勉強の例で言えば「電車に乗ったらテキストを開く」といったように、何かを始めるときの「きっかけ」を作ることで習慣化しやすい。それを2週間も続けると自然とできるようになってくる。
私の場合には会社に行く前にお気に入りのコーヒーシップに入り、毎朝10分間だけ手帳を整理する時間を決めている。前の日のToDoを見直したうえで書き留めておきたいことを週間欄に記入し、今日やるべきことのToDoリストをチェックし、今日以降のスケジュールの補正を行う。これでだいたい10分ぐらいの作業になる。
仕事前に手帳の整理を行っておくことで仕事のスイッチが入り、職場に着いてからの作業がスムーズに始められるようになる。なかなか思い通りに行かないことも多いが、継続して習慣化することによって仕事の漏れや遅れは無くなったと感じている。
メモの習慣化とツリー化は、地味な作業ながら効果が高い。
